От бумаги к прогрессу: как интеллектуальное управление информацией в HR становится стратегическим преимуществом для организации

Но почему, несмотря на весь этот прогресс, методы работы в отделе кадров не поспевают за ним? Другими словами, почему так много сотрудников отделов кадров до сих пор занимаются копированием договоров и вручную вводят данные в электронные таблицы, как будто сейчас 2005 год?

Даже несмотря на то, что масштабные изменения в политике найма и методах работы во многих компаниях выдвигают отдел кадров на первый план и ускоряют переход от тактического функционирования к стратегическому, многие отделы кадров по-прежнему сталкиваются с трудностями, связанными с ручными операциями, медленными рабочими процессами и разрозненными системами.

Несмотря на достижения в области технологий для офисного пространства, 48% специалистов отделов кадров оценивают собственные возможности управления информацией как посредственные или неэффективные¹. Многие по-прежнему полагаются на «бумажные процессы», пересылку электронных писем и электронные таблицы для отслеживания личных дел, обеспечения нормативного соответствия и оценки производительности персонала. Эти неэффективные процессы приводят к потере времени, увеличивают риски и ограничивают способность отдела кадров в плане обеспечения стратегических преимуществ.

Чтобы отделы кадров приносили современным компаниям максимальную пользу, необходимо перейти от реактивного выполнения задач к прогнозированию потребностей бизнеса. Для этого специалистам по персоналу нужны инструменты, позволяющие выполнять административные задачи более эффективно и с меньшим числом проверок, что даст им возможность сосредоточиться на внедрении изменений в своих организациях.

Если процессы в отделе кадров не работают, это сказывается на всей организации.

Например, неудачный опыт введения в должность может оставить неизгладимое впечатление. Последствия могут быть серьезными: каждый четвертый сотрудник чувствует себя разочарованным в течение первых трех месяцев². Неэффективные системы также создают потенциальные риски нормативного несоответствия: 31% организаций признают, что уровень безопасности их кадровых данных недостаточен³. Такая неэффективность повышает текучесть кадров, создает управленческие риски и не позволяет отделу кадров реализовывать стратегические приоритеты.

Сотрудники отдела кадров проводят в среднем пять или более часов в неделю, решая административные задачи⁴, а для крупных организаций этот показатель резко возрастает. При отсутствии эффективных цифровых систем специалисты по работе с персоналом тратят время на получение разрешений, ручные проверки на нормативное соответствие и составление отчетов вместо того, чтобы сосредоточиться на стратегии управления талантами.

Отделы кадров обрабатывают конфиденциальную информацию о сотрудниках, однако многие из них по-прежнему полагаются на разрозненные электронные таблицы, бумажные записи или устаревшие системы. Сумма штрафов только за несоблюдение GDPR в ЕС в 2023 году превысила 2,1 млрд евро⁵. Без надежного автоматизированного отслеживания соблюдения нормативных требований в сфере управления персоналом организации подвергаются повышенному риску юридических разбирательств.

Специалисты отделов кадров располагают ценными данными о сотрудниках, но часто не располагают инструментами для их анализа и работы с ними. Поскольку главы отделов кадров стремятся присоединиться к решению задач стратегического значения на уровне руководства компании, доступ к оперативной информации о тенденциях в поведении сотрудников, пробелах в квалификации и рисках ухода будет иметь решающее значение для перехода от реактивного к проактивному подходу в принятии решений⁶.

Ведущие организации переходят к автоматизированным цифровым процессам управления персоналом, которые сокращают время, затрачиваемое на административные задачи, повышают безопасность и открывают доступ к аналитическим данным. При этом они видят преимущества, выходящие далеко за рамки традиционного управления сотрудниками.

Отделы кадров, использующие автоматизацию, значительно сокращают свою административную нагрузку. Например, компания Canon Italy внедрила внутреннюю цифровую систему управления кадровыми процессами, что позволило сократить время, затрачиваемое на административные задачи, на 15% и улучшить отслеживание соблюдения нормативных требований⁷. Такие инструменты, как порталы самообслуживания для сотрудников, позволяют им получать доступ к политикам, подавать заявки на отпуск и обновлять записи без ручного вмешательства со стороны отдела кадров, что сокращает количество запросов на 50%⁸.

Автоматизированное отслеживание документов, мониторинг соблюдения нормативных требований и безопасный доступ к информации о сотрудниках на основе ролей значительно снижают риски, связанные с нормативным соответствием и безопасностью. В этой области достигнут значительный прогресс: более 53% ИТ-руководителей уже внедряют автоматизированные меры безопасности для документации отдела кадров, чтобы предотвратить несанкционированный доступ⁹.

Специалисты по персоналу используют различные методы для отслеживания важнейших данных о сотрудниках, таких как текучесть кадров и тенденции вовлеченности. Многие из этих методов предполагают ручной анализ информации из разных источников и составление отчетов о состоянии дел сотрудниками отдела кадров. Панели мониторинга в режиме реального времени обеспечивают мгновенный доступ к этим данным, а также открывают доступ к предиктивной аналитике, которая помогает руководителям отделов кадров прогнозировать необходимость найма новых сотрудников, выявлять риски оттока кадров и учитывать будущие пробелы в квалификации персонала¹⁰.

Прежде всего, отдел кадров — это люди, а не процессы. Подход, ориентированный на цифровые технологии, улучшает процесс адаптации новых сотрудников, отслеживание производительности и доступность кадровых услуг, предлагая сотрудникам удобное цифровое взаимодействие, которого они ожидают. Исследование Canon показывает, что в компаниях, модернизирующих свои системы управления персоналом, наблюдается 25%-ный рост показателя удовлетворенности сотрудников¹¹.

Многим сотрудникам отделов кадров цифровизация процесса управления информацией может показаться непростой задачей. Хорошая новость заключается в том, что трансформация не обязательно должна быть очень сложной или происходить за один день. Структурированный поэтапный подход обеспечивает быстрое получение результатов и закладывает основу для долгосрочной цифровизации.

1. Оценка существующих неэффективных процессов — выявите недостатки в рабочих процессах управления кадрами и контроле за соблюдением нормативных требований.
2. Выбор интегрированной информационной системы управления персоналом (HRIS) — убедитесь, что она поддерживает функции автоматизации, аналитики и безопасного управления доступом.
3. Оцифровка личных дел и обеспечение централизованного управления ими — выполните переход от бумажных документов к цифровым для быстрого доступа и повышения уровня безопасности.
4. Автоматизация ключевых рабочих процессов управления кадрами — начните с таких областей, как адаптация новых сотрудников, контроль за соблюдением нормативных требований и управление производительностью, чтобы обеспечить быстрое получение результатов.
5. Усиление нормативного соответствия и безопасности — внедрите автоматизированные политики хранения документов, журналы аудита и доступ на основе ролей.
6. Обучение работе с новыми системами и управление изменениями — убедитесь, что сотрудники отдела кадров и другие специалисты не испытывают затруднений при работе с новыми системами.

У руководителей отделов кадров появляется уникальная возможность изменить свою роль в бизнесе. Они перестают восприниматься как администраторы и становятся теми, кто обеспечивает стратегическое развитие, планирует кадровую политику и принимает ключевые решения. Но для этого им нужны современные цифровые инструменты, которые позволяют сосредоточиться на людях, а не на бумажной работе.

Переход к интеллектуальному управлению информацией — это не просто сценарий повышения эффективности, а фундаментальный сдвиг в работе отдела кадров. Модернизация позволяет повысить удобство работы сотрудников, обеспечить более строгое нормативное соответствие и получить аналитику, необходимую для достижения успеха в бизнесе.

Вопрос больше заключается не в том, нужно ли отделу кадров переходить на цифровые технологии, а в том, как быстро ваша организация сможет это сделать.